نحن نبحث عن سكرتير إداري نشيط وقادر لمساعدتنا في إدارة المكاتب. في هذا الدور ، ستكون مسؤولاً عن معالجة المستندات والحفاظ على قواعد البيانات والاتصال بالجمهور. قد يُطلب منك أيضًا إدارة اللوازم المكتبية.
لضمان النجاح كسكرتير إداري ، يجب أن تمتلك مهارات اتصال ممتازة وخبرة يمكن إثباتها في دور السكرتارية. يتم تنظيم الأمناء الإداريين المتميزين بدرجة عالية في أداء مجموعة واسعة من الواجبات الإدارية.
مسؤوليات السكرتير الاداري:
- تقديم التقارير إلى الإدارة وأداء واجبات السكرتارية.
- معالجة التقارير والمستندات وكتابتها وتحريرها وتنسيقها.
- حفظ المستندات وإدخال البيانات وصيانة قواعد البيانات.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية والتواصل مع الجمهور.
- توجيه المكالمات الداخلية والخارجية ورسائل البريد الإلكتروني والفاكسات إلى الإدارات المختصة.
- ترتيب وجدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث.
- مراقبة اللوازم المكتبية وطلب البدائل.
- المساعدة في النسخ والمسح الضوئي وإرسال الفاكسات والبريد الإلكتروني وتدوين الملاحظات وحجوزات السفر.
- تجهيز المرافق وترتيب المرطبات للمناسبات ، إذا لزم الأمر.
- الالتزام بأفضل ممارسات وآداب العمل.
متطلبات السكرتير الاداري:
- دبلوم المدرسة الثانوية أو GED.
- مؤهل رسمي في إدارة المكاتب أو أعمال السكرتارية أو التدريب ذي الصلة.
- 1-2 سنوات من الخبرة كسكرتير إداري ستكون مفيدة.
- إجادة متقدمة في إدارة المستندات وجداول البيانات وقواعد البيانات.
- القدرة على الاتصال داخليًا وخارجيًا في الأمور الإدارية.
- مهارات حفظ الملفات ، وحفظ السجلات ، والتنظيمية استثنائية.
- معرفة عملية بالطابعات وآلات التصوير والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس.
- الكفاءة في جدولة المواعيد وأنظمة تحويل المكالمات.
- مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية.
- مهارات شخصية استثنائية.
